W Polsce, aż 78% firm organizuje eventy dla swoich pracowników lub klientów. Często jednak, te eventy nie spełniają oczekiwań uczestników. Przyczyną takich niepowodzeń są błędy popełniane podczas organizacji.
Nieprzemyślane decyzje mogą przekształcić potencjalny sukces w całkowitą porażkę. Błędy w organizacji eventów pojawiają się na każdym etapie - od planowania po realizację. W tym artykule przedstawiam listę najczęstszych błędów w organizacji eventów. Pokażę, jak je unikać, aby Twój event firmowy był niezapomnianym sukcesem.
Błędy w planowaniu eventu
Organizacja eventu to wyzwanie wymagające dokładnego planowania i uwzględnienia wielu istotnych czynników. Często popełniane są błędy, które mogą negatywnie wpłynąć na przebieg i odbiór całego wydarzenia. Przyjrzyjmy się najczęstszym potknięciom, które mogą przytrafić się podczas planowania eventu.
Brak scenariusza imprezy
Każdy event powinien mieć dokładnie rozpisany scenariusz, który uwzględnia wszystkie elementy. W tym dokumencie powinien znaleźć się cel eventu, profil uczestników, główne punkty programu oraz przewidziane atrakcje. Harmonogram wydarzenia, czyli tzw. minutówki, to nieodzowny element scenariusza. Dzięki niemu możemy zaplanować początek i koniec imprezy, czas trwania poszczególnych wystąpień oraz przerw. Dobrze przygotowany scenariusz imprezy pozwoli nam zachować dynamikę wydarzenia i uniknąć niepotrzebnych przestojów.
Niedostosowanie miejsca do liczby uczestników lub typu eventu
Wybór odpowiedniego miejsca na event to kluczowa kwestia. Obiekt musi być dostosowany do liczby zaproszonych gości oraz charakteru wydarzenia. Warto zadbać o komfortowe warunki dla uczestników, co obejmuje m.in. właściwą aranżację przestrzeni i zapewnienie swobodnego przemieszczania się po sali. Miejsce eventu wiele mówi o organizatorach i ich stosunku do gości, dlatego warto postawić na obiekt o wysokim standardzie, wyposażony w profesjonalne zaplecze techniczne. Jeśli planujemy event w plenerze, musimy być przygotowani na kaprysy pogody i zadbać o odpowiednie zadaszenie.
Zły termin wydarzenia
Ustalenie terminu eventu to nie lada wyzwanie. Data powinna odpowiadać zarówno prelegentom, jak i uczestnikom. Warto wziąć pod uwagę fakt, że coraz częściej urlopy przekładane są na miesiące jesienne, takie jak wrzesień czy październik. Należy również sprawdzić kalendarz świąt i innych ważnych wydarzeń, które mogą przyćmić nasz event. Dobrą praktyką jest także upewnienie się, czy w okolicy nie są zaplanowane konkurencyjne eventy o podobnej tematyce. Jeśli zignorujemy te czynniki, możemy narazić się na niską frekwencję i niepowodzenie naszego przedsięwzięcia.
Unikając powyższych błędów w planowaniu eventu, zwiększamy szansę na sukces naszego wydarzenia. Pamiętajmy, że dobry scenariusz imprezy, odpowiednio dobrane miejsce oraz przemyślany termin to klucz do zadowolenia uczestników i osiągnięcia zamierzonych celów.
Najczęstsze błędy przy organizacji eventów - jak ich uniknąć?
Organizacja eventu stanowi wyzwanie, wymagające dokładnego planowania i uwagi do szczegółów. Często organizatorzy popełniają błędy, które negatywnie wpływają na odbiór wydarzenia. Jak uniknąć tych powszechnych potknięć?
Nieodpowiedni catering podczas eventu
Wiele osób nie docenia znaczenia cateringu na event. Chcą zaoszczędzić, lecz zapominają, że menu i jakość produktów mają duży wpływ na wrażenie gości. Aby uniknąć błędów, należy dokładnie zaplanować ilość porcji i wybrać świeże, wysokiej jakości składniki. Dzięki temu uczestnicy będą zachwyceni, a event zostanie zapamiętany jako ten z wyjątkowym jedzeniem.
Zapominanie o materiałach promocyjnych
Dobry event pozostaje w pamięci uczestników. Niezbędne jest przygotowanie profesjonalnych materiałów promocyjnych. Wręczanie ciekawych gadżetów firmowych, takich jak długopisy czy pendrive'y, sprawia, że uczestnicy czują się docenieni i reklamują nasze przedsięwzięcie.
Słaba promocja eventu
Wielu organizatorów zapomina o odpowiedniej promocji eventu. W rezultacie, wydarzenie nie przyciąga zadowalającej liczby uczestników. Warto zatem przygotować przemyślany plan promocji i skorzystać z różnych kanałów online. Stworzenie strony internetowej eventu oraz aktywność w mediach społecznościowych są kluczowe dla sukcesu.
Zły dobór atrakcji
Organizatorzy chcą, aby ich event zapisał się na długo w pamięci. W tym celu wybierają różnorodne atrakcje. Ważne jest jednak, aby te aktywności były dokładnie zaplanowane i przemyślane. Najlepsze atrakcje to te, które angażują uczestników i odpowiadają tematowi imprezy. Mogą to być pokazy taneczne, występy teatralne, fotobudka czy warsztaty tematyczne.
Błędy w logistyce eventu
Nieodpowiedni wybór miejsca może zniweczyć nasze wysiłki. Dostępność obiektu dla uczestników zmotoryzowanych i korzystających z komunikacji miejskiej jest niezwykle istotna. Przestrzeń eventu musi zapewnić gościom komfort i bezpieczeństwo.
Oszczędności na evencie nie mogą naruszać jakości. Kontrola budżetu jest kluczowa, ale cięcia kosztów nie mogą wpływać na jakość. Lepsze jest negocjowanie cen i poszukiwanie sposobów na zwiększenie zwrotu z inwestycji.
Obsługa techniczna jest niezwykle ważna. Niesprawny sprzęt i słabe wsparcie mogą zepsuć całe wydarzenie. Wczesna weryfikacja działania urządzeń jest niezbędna. W razie wątpliwości, warto zwrócić się o pomoc do profesjonalnej agencji.
Konferansjer to kluczowy element. Brak lub nieodpowiedni wybór prowadzi do poważnych błędów. Event potrzebuje doświadczonego i charyzmatycznego prowadzącego, który zabawi publiczność i zapanuje nad programem. Warto poświęcić czas na znalezienie właściwej osoby.
Unikając tych logistycznych potknięć, możemy znacząco podnieść jakość naszego eventu i zadowolenie uczestników. Diabeł tkwi w szczegółach, a każdy z nich ma wpływ na końcowy efekt naszej pracy.
Wniosek
Organizacja udanego eventu stanowi wyzwanie, wymagające precyzyjnej uwagi na każdy szczegół. Wiele pułapek czeka na organizatorów, dlatego warto nauczyć się na błędach innych. Stosowanie sprawdzonych wskazówek jest kluczem do uniknięcia błędów wpływających na przebieg wydarzenia. Jednak najlepszym rozwiązaniem jest powierzenie organizacji profesjonalnej agencji eventowej, posiadającej bogate doświadczenie w realizacji takich przedsięwzięć.
Współpraca z ekspertami od organizacji eventów takimi jak Star Event pozwala uniknąć najczęstszych błędów. Zapewnia to, że wydarzenie przebiegnie bez zarzutu.
